logo



Регистрация на фирма по ДДС – какво вероятно не знаете?

 

Процедурата по регистрация на фирма по ДДС представлява поредица от стъпки. Отделните действия, с които се цели регистрирането на търговец по Закона за данък добавена стойност налагат изготвяне на прецизен счетоводен баланс. Все пак, вашите финансови отчети са тези, въз основа на които се определя дали и кога е нужно да се регистрирате.

 

До регистриране на фирма по ДДС обикновено се стига по необходимост. Макар, че законът позволява на всички търговци да се регистрират доброволно, в повечето случаи тази мярка се предприема по задължение. Причина за това е по-сложната вече счетоводна отчетност. За целта ще ви бъде необходим добър счетоводител, който ежемесечно ще изготвя и подава декларации, ще формира по различен начин приходно-разходната част от финансовия ви баланс и ще контактува с НАП почти постоянно.

 

Кога става задължителна ДДС регистрацията?

 

Правната форма на вашата фирма няма значение, както и предметът на нейната дейност. Ако вие, като регистриран търговец извършвате търговски операции, облагаемият оборот от които надхвърля допустимия праг, то в сила влиза задължението да се регистрирате по ЗДДС. Тук трябва да уточним, че определеният от закона лимит е 50 000 лв. Този облагаем оборот може да бъде формиран за една календарна година или да бъде достигнат само с една финансова операция. И в двата случая автоматично попадате в категорията на фирмите, задължени да се регистрират.

 

Законът ви задължава не по късно от две седмици след достигане на облагаемия праг, да подадете заявление за ДДС регистрация в териториалната дирекция на НАП. Интересен парадокс можем да забележим в цялата процедура, обаче – от една страна законът ви задължава да се регистрирате, когато са налице задължителните условия, но от друга, вие ще трябва да убедите органа по приходите в основанието си да го направите.

 

За целта трябва не само да изтъкнете мотивите си в заявлението, но и да предоставите за проверка отчет за финансовите операции на вашата фирма, въз основа на който дирекцията на агенцията по приходите по месторегистрация ще извърши вписването или ще ви върне мотивиран отказ. Вторият вариант е напълно възможен, въпреки задължителния характер на регистрацията. Причина за това са най-често неправилно изготвени документи, липсващи данни или установени нередности.

 

Какво се случва ако не изпълните разпоредбите?

 

Нека не се заблуждаваме, много рядко се прави регистрация на фирма по ДДС по желание. Обикновено към тази процедура се пристъпва, когато дейността на фирмата го налага – ще оперирате на международните пазари, ще търгувате с ценни книжа или ще купувате стоки и услуги от регистриран по ДДС доставчик. Понякога регистрирането носи и финансова изгода, например при закупуване на дълготрайни активи за целите на фирмената дейност - имоти, автомобили, професионално оборудване и т.н.

 

Когато имаме условия за задължително регистриране на фирма по ДДС е редно да изпълним наредбата и то в срок, защото санкциите при подобно нарушение са сериозни и неизбежни. Много търговци се опитват да укриват част от приходите си, с цел да избегнат регистрацията, но това е нарушение, към което не ви съветваме да прибягвате. Дори с помощта на най-добрия счетоводител не бихте могли дълго да заблуждавате данъчните власти. Една внезапна проверка може да установи подобно нарушение и това да ви коства парични санкции в особено големи размери.

 

Ако проявите немарливост и не подадете заявление за ДДС регистрация в указания двуседмичен срок, органът по приходите може да извърши регистрацията по собствена инициатива, но повярвайте, това не е особено облекчение за вас и вашия счетоводен екип. В подобни случаи се налагат глоби в размер от 500 до 5000 лв. Един добър счетоводител не би допуснал това да се случи, затова подбирайте внимателно екипа, който ще води вашето счетоводство.

 

Процедура по регистриране

 

Ключов момент е спазването на сроковете. Вашият счетоводен екип би трябвало да води коректно приходно-разходния баланс на вашата фирма, а това означава, че размерът на облагаемия оборот ще може да се проследи безпроблемно в рамките на последните 12 месеца или в по-кратък срок, ако облагаемият праг е надвишен в по-малък времеви интервал. Вашият счетоводител следва да бъде инициатор на стартиране на процедурата, като подготви необходимата за целта документация.

 

Документите, необходими за регистриране на фирма по ДДС са:

 

  • Заявление по образец, съдържащо основанието за регистрация;
  • Месечни справки за оборотите от последните 12 месеца;
  • Декларация, с която се заявява, че липсват влезли в сила присъди или наказателни производства във връзка с данъчни измами или нарушения на нормативната уредба, касаеща данъчното законодателство в страната;
  • Когато документите се подават от доверено лице се прилага и нотариално заверено пълномощно.

 

С коректно подготвените документи започва и фактическата работа по регистриране на фирмата ви по ДДС, а това включва:

 

Подаване на заявлението за регистрация

 

Това може да се направи на място в териториалната дирекция на НАП по регистрация или по електронен път. Ако изберете онлайн подаване на заявлението, е необходимо да разполагате с електронен подпис. С такъв разполагат всички добри счетоводни къщи в страната, така че спокойно можете да се възползвате от тази възможност. Друго изискване за онлайн входиране на документите е наличието на персонален идентификационен код, какъвто можете да вземете напълно безплатно от териториалната служба на НАП по адресна регистрация.

 

Важно е кой ще подаде заявлението за регистрация. По закон, това следва да направи лично управителят, когато той е едноличен търговец и липсват физически пречки за изпълнение на разпоредбите. Законът позволява също заявлението да се подаде от доверено лице с нотариално заверено пълномощно или от лице, овластено с представителни функции съобразно учредителен договор, например изпълнителен директор на акционерно или друго неперсонифицирано дружество.

 

Следващата и последна стъпка при регистрация на фирма по ДДС включва посещение в териториалната данъчна служба за получаване на готовите документи за регистрация. Процедурата отнема най-малко две седмици, през които данъчните органи извършват проверка на основанията за регистриране.

 

При коректно подготвени документи, в този времеви период ще получите съгласие за регистриране, заедно със задължителния отличителен знак, който ви разграничава от останалите – нерегистрирани търговци. Фирмите, регистрирани по ЗДДС получават идентификационен номер, включващ знака ‘’BG’’, добавен към ЕИК (единен идентификационен код) или БУЛСТАТ на фирмата. Оттук нататък ви е нужен добър счетоводител, който да поеме ежемесечното изготвяне на ДДС декларациите.

 

Вече имаме регистрирана фирма – а сега какво?

 

С регистрирането на вашата фирма съвсем не се изчерпват контактите ви с административните органи. В процес на работа, а и за да можете да търгувате свободно ще ви бъдат нужни някои допълнителни документи и ще се наложи да предприемете конкретни действия, необходими за вашето законосъобразно съществуване. Ето и най-важните от тях:

 

Откриване на разплащателна сметка – не е задължително за едноличните търговци, нерегистрирани по ДДС;

Изработка на фирмен печат – такъв е нужен на абсолютно всички фирми;

Закупуване на фискално устройство с регистриране и свързване към НАП – задължително при плащания в брой;

Подаване на декларация за самоосигуряващо се лице и започване на дейност;

Актуално състояние – издава се от Агенция по вписванията;

Регистрация като администратор на лични данни – такава почти винаги е необходима;

Регистрация на търговски обект – Когато използвате такъв за своята дейност, в него на видно място трябва да бъдат поставени:

 

  • Работно време на обекта;
  • Копие на свидетелство на касов апарат;
  • Разрешение за ползване /акт 16/;
  • Разрешение за асортимент;
  • Категоризация /за заведения и хотели/;
  • Разрешение за удължено работно време, други скици и разрешителни.

 

Ако търгувате с хранителни продукти ще ви бъдат необходими следните книжа:

 

  • Ревизионна книга, книга за начален инструктаж, книга за периодичен инструктаж;
  • Книга за похвали и оплаквания;
  • Книга за рекламациите;
  • Кочан с фактури, касова книга, кочан с касови бележки, кочан с сторнировъчни бележки;
  • Книга за санитарното състояние, дневник за температура на хладилната система, дневник за поддържане на хигиенното състояние на обекта, дневник за личната хигиена на персонала,книга за годността на хранителните продукти, дневник за входящия контрол на приетите храни и опаковъчни материали, дневник за бракуване на хранителни продукти, акт за бракуване на материални запаси, дневник за проведени ДДД мероприятия, дневник за обучение на персонала по добри производствени и хигиенни практики.

 

Ако дейността ви изисква назначаване на персонал, ще ви бъдат нужни също:

 

  • Регистрация в инспекцията по труда – при назначени на трудов договор служители;
  • Документ за експертиза и договор със служба по трудова медицина;
  • График за отпуските на служителите;
  • Правилник за вътрешния трудов ред;
  • Заповеди, нареждания и правила за разпределение на работното време и организацията на работата.